Identificazione del cliente e firma a distanza “davanti” all’avvocato

In caso di identificazione e controfirma a distanza, il cliente firma il documento tramite un dispositivo di comunicazione elettronica senza presentarsi di persona davanti all’avvocato, e l’avvocato verifica l’identità del firmatario, i suoi documenti e l’autenticità della firma durante la telefonata online, che deve essere registrata.

L’identificazione a distanza può essere effettuata mediante un dispositivo di comunicazione elettronica che soddisfi le condizioni stabilite dall’Ordine degli avvocati ungheresi.

I tipi più comuni sono:

– Software Skype

– Software Skype for Business

– Software Microsoft Teams

– Riunioni Zoom

Il nostro studio legale utilizza regolarmente Skype per tali scopi.

Per accedere/loginarsi all’applicazione, il nostro studio invia un link all’indirizzo e-mail del cliente, che può essere aperto in un momento prestabilito e concordato. Una volta effettuato l’accesso, viene stabilito un collegamento video tra l’avvocato e la persona identificata, che l’avvocato è tenuto a registrare e conservare per il periodo previsto dalla legge (10 anni).

In ogni caso, l’identificazione a distanza delle parti interessate precede la procedura di firma a distanza.

Fasi di identificazione a distanza:

1. All’inizio dell’identificazione a distanza, la persona identificata deve dichiarare espressamente di acconsentire all’identificazione a distanza e alla registrazione della stessa tramite video.

2. Tutte le pagine del documento di identità della persona da identificare contenenti i dati da registrare devono essere mostrate alla telecamera in modo tale che il documento sia chiaramente visibile e il contenuto dei dati sia chiaramente leggibile, prestando particolare attenzione alla leggibilità dell’elemento di sicurezza (ologramma) del documento. Durante l’identificazione, la persona da identificare deve anche comunicare verbalmente i dati da registrare o guardare nella telecamera in modo tale che l’avvocato possa verificare che la fotografia sul documento presentato corrisponda all’immagine del viso, al sesso e all’età approssimativa della persona fisica identificata.

3. Questi documenti devono essere firmati dalle parti identificate e le loro firme devono essere riconosciute come proprie durante il processo di identificazione. Le parti interessate devono inviare le dichiarazioni firmate all’indirizzo postale dell’avvocato che ha effettuato l’identificazione a distanza.

Fasi e metodi di firma remota (firma tramite videotelefono):

1. In tutti i casi, prima della firma a distanza, l’avvocato controfirmante invia i documenti da firmare alle parti interessate e i contenuti vengono concordati congiuntamente durante il collegamento video che precede la firma. Se il documento da firmare non contiene una dichiarazione delle parti interessate che il contenuto del documento è conforme alla loro volontà, esse devono rilasciare una dichiarazione verbale, che sarà registrata anche durante la videoregistrazione.

2:

a.) il cliente firma il documento durante il contatto video di fronte all’avvocato controfirmatario nel numero appropriato di copie, dopodiché il documento firmato viene esposto in un luogo chiaramente visibile e il cliente dichiara e riconosce che la firma è la propria;

b.) il cliente ha precedentemente firmato il documento nel numero adeguato di copie e, durante il collegamento video, riconosce visibilmente la firma all’avvocato controfirmatario quando presenta il documento come proprio.

Una volta firmate, tutte le copie firmate devono essere inviate dalle parti interessate al seguente indirizzo del nostro ufficio per la controfirma.

Indirizzo postale:

Studio legale Havasi

L’avvocato controfirmante firmerà i documenti facendo riferimento all’identificazione/firma a distanza e li trasmetterà alle autorità competenti.